Trello – Aufgaben und ToDo-Listen gemeinsam bearbeiten und pflegen

Projekte in Teamarbeit zu realisieren erweist sich oft als Mammutaufgabe. Das gilt insbesondere, wenn die Teammitglieder räumlich getrennt voneinander arbeiten. Doch eine Lösung dafür gibt es online: Tools wie Trello oder Asana helfen, gemeinsame Aufgaben zu verwalten. Der folgende Artikel erläutert beispielhaft Trello als einfache Möglichkeit, Teamarbeit in Echtzeit, übersichtlich und dazu in der bereits gut ausgestatteten Basis-Variante gratis zu koordinieren.

Hierfür geben wir einen kurzen Überblick über die Grundlagen von Trello. Ziel ist es, das Prinzip des Programms zu verstehen und einfache eigene Projekte anlegen zu können. Dazu wird zunächst eine Einführung in die Struktur von Trello gegeben und im Anschluss Schritt für Schritt durch die wichtigsten Funktionen geleitet.

Trello, Asana und co., was ist das überhaupt?

Sie möchten einen Workshop mit mehreren Dozenten planen, die aber alle hunderte Kilometer voneinander entfernt leben? Sie organisieren ein Projekt in Teamarbeit, doch die Termine der Beteiligten lassen sich nicht vereinbaren? In solchen Fällen sind Organisations-Tools aus dem Internet eine große Hilfe. Mit ihnen lassen sich Projekte trotz widerstreitender Zeitpläne auch über große Distanzen hinweg organisieren – und das, ohne sich vorher lange per E-Mail oder Telefon abstimmen zu müssen. Die Funktionsweisen der Programme folgen dabei ähnlichen Prinzipien. Meist werden in einer Art Karteikartensystem Aufgaben angelegt, die dann nach und nach abgearbeitet werden. Unter den zahlreichen Angeboten im Internet sind besonders die Dienste Trello, Asana und Wunderlist für die Zusammenarbeit im Team zu empfehlen.

Trello

Trello ist ein Web-Programm, das nach einem Karteikartensystem funktioniert, in dem einzelne Aufgaben angelegt und nacheinander abgearbeitet werden können (dazu später mehr). Der Dienst ist grundsätzlich gratis, es gibt aber auch die kostenpflichtigen Angebote „Trello Gold” und „Trello Business Class”, die erweiterte Funktionen bieten.

Trello Gold bietet vor allem die Möglichkeit, größere Dateianhänge zu versenden (in der gratis-Version 10 MB, bei Gold 250 MB), sowie mehr Auswahl an optischen Features.

Trello Business Class eignet sich für alle, die das Tool intensiv nutzen wollen. Diese Version bietet zusätzlich zu den Gold-Funktionen noch viele weitere Features, wie beispielsweise einen größeren Überblick über die Aktivitäten der einzelnen Teammitglieder, zusätzliche Sicherheit oder die Verknüpfung mit Apps wie Dropbox.

Neben den kostenpflichtigen Versionen bietet Trello auch eine App für iOS, Android und Windows 8 an.

Asana

Asana ist eine web-basierte Software, die nach einem ähnlichen Prinzip funktioniert wie Trello und sich vor allem durch die Integration von anderen Diensten wie Dropbox auszeichnet. Der Arbeitsplatz ist bei Asana nach einzelnen Projekten aufgeteilt, in denen jeweils Aufgaben angelegt werden können. Jedes Teammitglied kann dann, wie bei Trello auch, die Aufgaben kommentieren oder Links und Notizen hinzufügen. Bei einem Team von bis zu 15 Personen ist Asana gratis. Für Zusatzfunktionen oder größere Teams stehen kostenpflichtige Versionen zur Verfügung.

Das Prinzip hinter Trello

Unser Beispieldienst Trello (www.trello.com) ist ein simpel aufgebautes Webprogramm, mit dem Teams – oder auch Einzelpersonen – Aufgaben planen können. Das Praktische daran: Jedes Teammitglied kann in Echtzeit sehen, welchen Stand die jeweilige Aufgabe hat, was bereits bearbeitet ist und wer noch was zu tun hat. Wenn Teammitglied A das Präsentationsposter als „erledigt“ markiert, ist Teammitglied B sofort darüber informiert und kann sich an ein anderes Projekt machen. Um dies zu ermöglichen, ist Trello aufgebaut wie ein Whiteboard, an dem Kärtchen mit Aufgaben heften. Ist die jeweilige Aufgabe beendet, wird das Kärtchen einfach abgenommen und jeder weiß, dass die Aufgabe erledigt ist. In der Weiterbildung kann Trello beispielsweise für die Seminarvorbereitung genutzt werden. So können die einzelnen Aufgaben ohne große Umstände an die verschiedenen Teammitglieder verteilt werden. 

Zusammenfassung

Trello ist auch in der kostenlosen Version bereits ein Tool, mit dem die wichtigsten Gruppen-Aufgaben mühelos koordiniert werden können. Zu Beginn können die vielen Funktionen zwar etwas verwirrend sein, wer jedoch zunächst die vier einfachen Arbeitsschritte

1. Board anlegen,
2. Liste anlegen,
3. Karte anlegen,
4. Mitglieder einladen

befolgt, kommt schnell an das gewünschte Ziel. Für alle Zusatzfunktionen heißt es dann: ausprobieren.

CC BY-SA 3.0 by Blanche Fabri für  wb-web

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